1. De administratie

Voordat een crematie kan plaatsvinden moeten alle gegevens aanwezig zijn. Zoals het aanvraagformulier voor de crematie en het 'verlof tot verbranding'.
Met behulp van al deze gegevens draagt het crematorium er zorg voor dat de crematieplechtigheid naar wens verloopt en dat de crematie aan de wettelijke verplichtingen voldoet.

1. 1 Het aanvraagformulier

De uitvaartverzorger vult -in overleg met de opdrachtgever van de crematie- het aanvraagformulier in. De opdrachtgever, meestal een familielid, ondertekent vervolgens het formulier. De opdrachtgever geldt voor het crematorium als contactpersoon. Hij/zij is namelijk als enige bevoegd om te beslissen over de as.

De persoonsgegevens van de overledene en die van de opdrachtgever worden op het formulier ingevuld. Tevens worden de gegevens van de uitvaartverzorger ingevuld. Deze is namelijk het contact- en factuuradres voor het crematorium.

De uitvaartverzorger berekent later de kosten voor de crematie weer door aan de opdrachtgever. Tenslotte staan er vragen over de crematieplechtigheid en de asbestemming op het formulier.
Doorgaans geldt het advies om de as de eerste periode in de algemene nis te plaatsen. Zo kan men rustig de tijd nemen zich te oriënteren en na te denken over de vele mogelijkheden die er op dit gebied zijn.

Zodra het formulier bij het crematorium binnenkomt, wordt het gecontroleerd. Mocht er iets niet of onduidelijk zijn ingevuld, kan daar direct navraag naar worden gedaan bij de uitvaartverzorger.

1. 2 Verlof tot verbranding

De uitvaartverzorger regelt het "verlof tot verbranding". Dit verlof, dat op basis van de akte van overlijden door de arts is opgemaakt, wordt afgegeven door de gemeente van overlijden. Zonder dit "verlof tot verbranding" kan er niet worden gecremeerd.

De gegevens van dit "verlof" worden vervolgens vergeleken met de gegevens op het aanvraagformulier. Mochten de gegevens niet overeenkomen dan wordt er navraag gedaan bij de uitvaartverzorger of bij de desbetreffende gemeente. Op de dag van de crematie zelf is er nog een laatste controle van de gegevens van de overledene aan de hand van de kistverklaring van de uitvaartondernemer.

1. 3 Gegevensadministratie van een crematie

Van elke crematie wordt een dossier aangelegd. Zo kan altijd worden nagegaan hoe een bepaalde crematieplechtigheid is verlopen. Deze gegevens kunnen bij een latere crematie in de familie worden opgevraagd, wanneer men dezelfde muziek wil laten horen of wanneer men de as op hetzelfde terrein wil laten verstrooien.

Naast bovengenoemde administratie is er ook een wettelijk verplichte administratie de registerplicht van de crematies in het crematorium.

1. 4 Definitieve asbestemming

Op het moment van de crematie is niet altijd al duidelijk welke bestemming men aan de as wil geven. Dan kan de as voor enkele maanden tot een jaar, meestal zonder extra kosten voor de nabestaanden, in de algemene nis van het crematorium worden geplaatst. De opdrachtgever krijgt hiervan na de crematie een bevestiging.
Men dient er wel rekening mee te houden dat de algemene nis meestal niet voor nabestaanden toegankelijk is.

Weet men na verloop van tijd wat er met de as moet gebeuren, dan kan de gewenste asbestemming schriftelijk door de opdrachtgever -degene die het eerder genoemde aanvraagformulier heeft getekend- aan het crematorium worden doorgegeven.

Door middel van o.a. het vergelijken van deze handtekening met die op het aanvraagformulier van de crematie, kan voorkomen worden dat iemand anders dan de opdrachtgever over de as beslist.
Bij twijfel wordt door het crematorium navraag gedaan bij de opdrachtgever.